Система возмещения расходов и издержек

В этой статье есть несколько проблем. Помогите улучшить ее или обсудите эти проблемы на странице обсуждения . ( Узнайте, как и когда удалять эти сообщения ) В статье содержится список общих ссылок , но в ней отсутствуют соответствующие встроенные цитаты .Пожалуйста, помогите улучшить эту статью, добавив более точные цитаты. ( Июнь 2015 г. )( Узнайте, как и когда удалить это сообщение ) Данная статья , возможно, содержит оригинальное исследование .Пожалуйста, улучшите его, проверив сделанные заявления и добавив встроенные цитаты . Заявления, состоящие только из оригинальных исследований, должны быть удалены. ( Июнь 2015 г. )( Узнайте, как и когда удалить это сообщение ) ( Узнайте, как и когда удалить это сообщение )

Система возмещения расходов и затрат ( ECRS ) представляет собой специализированное подмножество «извлечения, преобразования, загрузки» (ETL), функционирующее как мощный и гибкий набор приложений, включающий программы, скрипты и базы данных, предназначенные для улучшения денежного потока предприятий и организаций за счет автоматизации перемещения данных между системами возмещения расходов, электронным выставлением счетов от поставщиков и системами бухгалтерского учета .

ECRS — это область ETL, наиболее применимая к консалтинговым компаниям, бухгалтерским агентствам и юридическим фирмам, компаниям, которые выставляют счета клиентам за время и расходы. Таким образом, термины «выплата», «расход», «стоимость» и «плата» могут быть синонимами и могут быть отраслевыми. Иногда эти термины относятся к состоянию транзакции, поскольку она извлекается из данных поставщика, преобразуется в ECRS и затем загружается в систему учета. Термин «транзакция» в ECRS, как правило, относится к одной записи единовременного делового обмена, приводящего к возникновению задолженности со стороны одной компании с поставщиком. Предполагается, что компания будет передавать эти индивидуализированные долги в качестве отдельных статей или суммарных расходов своим собственным клиентам или заказчикам.

ECRS сокращает объем ручных и административных усилий, необходимых для обмена данными между этими поставщиками и счетами клиентов. ECRS также минимизирует задержки между сбором транзакций затрат и электронным выставлением счетов за различные расходы, а также автоматической обработкой в ​​бухгалтерских базах данных.

После добавления затрат в таблицы учета или выставления счетов подробные транзакции из ECRS могут быть «свернуты» в итоговые суммы более высокого уровня для перемещения в счета-фактуры, выписки и счета. Однако подробные транзакции могут оставаться в промежуточных таблицах или файлах ECRS для последующей отчетности. Сохранение подробных транзакций минимизирует количество транзакций, которые необходимо загрузить в систему учета, но по-прежнему позволяет получить доступ к деталям для целей аудита или для обоснования определенных типов расходов для клиентов, заказчиков или получателей счетов.

ECRS обычно включает в себя базу данных, набор таблиц или плоских файлов для хранения подробных транзакций, полученных от систем возмещения затрат, которые контролируют такие устройства, как копировальные аппараты, телефонные коммутаторы, факсимильные системы и электронное выставление счетов за такие услуги, как курьерские службы , почтовые службы , кредитные карты , юридические исследования и т. д.

ECRS обычно получает и сохраняет все транзакции из исходной системы или электронных счетов . Это включает действительные транзакции, где все данные верны, и недействительные транзакции, которые имеют недействительные или отсутствующие элементы. (Примечание: ECRS может принимать транзакции в свою базу данных, которые имеют все поля действительны или минимальное количество действительных элементов данных.) Интерактивные части некоторых пакетов ECRS позволяют просматривать, обновлять и корректировать отдельные расходы.

Транзакции с недействительными данными в некоторых столбцах удерживаются для последующего исправления, преобразуются на основе «бизнес-правил» или отклоняются в соответствии с политикой отрасли и отдельной компании. Только транзакции, которые считаются действительными, могут быть перемещены для загрузки в бухгалтерское приложение компании . ECRS может включать в себя функцию онлайн для легкого просмотра и исправления подробных транзакций затрат перед их передачей. Просмотр и исправление транзакций, уже находящихся в системе, намного проще и быстрее, чем традиционный метод, используемый не-ECRS-практиками, такими как распечатка отклонений и затем ручной ввод их непосредственно в приложение для выставления счетов.

Процессы, не относящиеся к ECRS, обычно импортируют только допустимые транзакции и генерируют список исключений недопустимых транзакций. Затем список исключений распечатывается и распространяется среди пользователей, которые исправляют недопустимые элементы данных, аннотируя отчет. Когда аннотированные отчеты завершены и возвращены в отдел выставления счетов или бухгалтерский отдел, вся транзакция должна быть вручную введена в систему выставления счетов. Использование ECRS устраняет эту дорогостоящую и длительную процедуру.

Транзакции, полученные в ECRS, идентифицируются с помощью информации об источнике, использованном для создания стоимости (например, телефон, копировальный аппарат, служба доставки, внешнее воспроизведение и т. д.), и сотруднике, который создал транзакцию. Функция исправления в режиме онлайн может позволить пользователям отображать транзакции, за которые они несут ответственность, и легко исправлять недействительные транзакции (например, недействительные даты, время суток и т. д.), чтобы их можно было обработать в счете. Функции безопасности иногда доступны для управления доступом пользователя только к тем транзакциям, за исправление которых он несет прямую или косвенную ответственность (например, секретарь, отвечающий за отдел, руководитель, управляющий торговыми представителями и т. д.).

В типичной установке, которая включает в себя системы возмещения расходов и электронный счет , имеется выделенный сервер для поддержки системы выставления счетов (хост); локальная вычислительная сеть (LAN) для поддержки пользовательских приложений, таких как обработка текста, графика, управление документами, электронные таблицы; и устройства возмещения расходов, используемые для ввода данных, таких как идентификаторы сотрудников, имена клиентов, номера счетов и т. д. Сервер бухгалтерского учета и системы возмещения расходов обычно подключены к локальной сети, и данные должны регулярно передаваться между каждым сервером бухгалтерского учета и системами возмещения расходов.

ECRS может обеспечить возможность планирования задач как на сервере системы учета , так и в локальной сети. Отдельные задачи могут запускаться через определенные интервалы времени по отдельности или группироваться в списки задач и запускаться вместе. Запланированные задачи могут включать процессы на сервере учета для извлечения информации о проверке, передачи информации о проверке в локальную сеть, обновления таблиц проверки поставщика в системе возмещения затрат (например, идентификаторов сотрудников, кодов учета и типов затрат), передачи транзакций затрат из локальной сети на сервер учета и обработки транзакций затрат в системе выставления счетов. Затем процессы транзакций могут быть автоматизированы для минимизации административных издержек и сокращения задержек при обновлении транзакций в системе выставления счетов.

Расширенная система ECRS включает в себя ряд функций, которые позволяют компании контролировать настройку пользователей в системе.

Несколько идентификаторов пользователей – Сотрудники могут быть зарегистрированы в ECRS, чтобы иметь неограниченное количество идентификаторов, которые используются сторонними системами для их связи с транзакциями и/или типами транзакций. Идентификаторы могут включать телефонные добавочные номера, идентификаторы фотокопий, номера сотовых телефонов, коды телефонных карт, коды учетных записей услуг, идентификаторы входа и номера кредитных карт.

Счета пользователя по умолчанию – Личные счета должны быть созданы для каждого сотрудника. Эти счета будут получать недействительные транзакции (т. е. неверные или отсутствующие элементы данных), которые не будут исправлены и загружены в течение определенного компанией льготного периода. Кроме того, идентификаторы сотрудников иногда сопоставляются с номером счета главной книги.

Статус активации пользователя – более качественные или более высокого уровня приложения ECRS будут хранить записи о сотрудниках навсегда и учитывать даты найма и увольнения. Это позволяет компании включать или отключать пользователей на основе этих дат, что особенно полезно для временных и постоянных сотрудников (летние замены, временная помощь и т. д.).

Безопасность доступа пользователя – права доступа (просмотр или редактирование) могут быть установлены для пользователя и типа затрат. Это позволяет компании контролировать, кто может иметь доступ к транзакциям пользователей. Например, помощник юриста может иметь возможность исправлять только свои транзакции, в то время как секретарю может быть разрешено исправлять транзакции более чем одного юриста. Менеджер по продажам может видеть все телефонные звонки, которые делают его/ее представители, но иметь возможность списывать только расходы на воспроизведение (копирование, печать, сканирование) для тех же самых подчиненных.

Работодатели могут устанавливать переменные ставки или издержки для своих сотрудников. Критерии для этих ставок часто основаны на количестве (страницы, копии, продолжительность и т. д.) и применяются до загрузки сборов в систему выставления счетов. Ставки могут устанавливаться по типу стоимости или могут допускать несколько ставок на основе объемов подсчета в рамках одной транзакции. Например, компания может взимать со своих клиентов 0,20 долл. за каждую скопированную страницу для первых 10 копий, а затем 0,15 долл. за копию для каждой дополнительной копии.

Критерии телефонных номеров – Компания может устанавливать различные уровни принятия и отклонения телефонных номеров, обнаруженных в междугородних, местных и факсимильных звонках. Эта функция, наряду с возможностью связывать описания для этих номеров с помощью самостоятельно созданных или приобретенных телефонных географических таблиц, обеспечивает возможность идентифицировать звонки по полному номеру, коду города и префиксу или только по коду города, что упрощает определение вызываемого местоположения. Лучшая ECRS позволит вводить настраиваемые названия компаний на уровне коммутатора (XXX-XXX) и номеров (XXX-XXX-XXXX).

Счета с номерами по умолчанию . Если номер телефона или ряд номеров телефонов часто можно связать с определенным счетом среди клиентов компании, некоторые программы ECRS могут автоматически идентифицировать этот счет, а затем списывать с него средства за вызов во время обработки транзакций по звонкам в системе выставления счетов.

Уровни проверки счетов – фирма может установить различные критерии для экспорта данных проверки, импорта транзакций по расходам и изменения или исправления номеров счетов клиентов. Разрешение различных критериев на разных этапах обработки и обмена данными обеспечивает большую степень гибкости. Например, новые или ожидающие счета могут быть извлечены из системы выставления счетов и отправлены во внешнюю систему(ы) возмещения расходов, чтобы расходы, понесенные по этим счетам, могли быть предварительно идентифицированы. Однако транзакции по расходам для новых или ожидающих счетов могут не быть загружены в счета к получению, пока они не будут официально добавлены в базу данных бухгалтерского учета (т. е. после подписания контракта).

Критерии размещения счетов – фирма может установить определенных клиентов или группы счетов для обработки в системе выставления счетов отдельными партиями. Счета могут быть выбраны по клиенту, по местоположению, по торговому представителю или по типу транзакции (например, телефон, факс и т. д.).

Перемещение данных между сервером приложений и локальной сетью (LAN) упрощается с помощью ECRS за счет поддержки широкого спектра методов передачи файлов, включая последовательную связь, модем, дискету или ленту для устройств, не подключенных напрямую к локальной сети , или для обработки электронных счетов от поставщиков.

Для устройств, напрямую подключенных к локальной сети или доступных через Интернет, доступны другие методы передачи, включая стандартный протокол передачи файлов (FTP) и сетевую файловую систему (NFS) , которая представляет собой программное обеспечение, позволяющее вашей локальной сети распознавать дисковые накопители на сервере приложений, как если бы они были смонтированы на сервере локальной сети . Это позволяет напрямую копировать файлы из одной системы в другую.

Создание таблицы проверки - можно установить правила для создания таблиц проверки, которые соответствуют каждому из требований ваших соответствующих сторонних поставщиков (например, фотокопии, факс, стоимость доставки и т. д.). Эти правила контролируют извлекаемые элементы данных и критерии извлечения, включая всех клиентов, местоположения клиентов, идентификаторы сотрудников, добавочные номера телефонов, корпоративные офисы и т. д. Таблицы проверки могут быть созданы в любое время по требованию или с использованием запланированных задач или списков задач.

Проверка валидации транзакций - могут быть установлены различные варианты для мониторинга перемещения данных из систем возмещения затрат и электронных счетов . Транзакции от неопознанных пользователей, счетов или единиц оборудования (т. е. тех, которые не определены в ECRS) обычно будут удерживаться для повторного тестирования, а не автоматически сохраняться в таблицах ECRS. Уведомление об этих транзакциях может быть отправлено по электронной почте или на экран пользователям, которые несут ответственность за управление этими транзакциями. Причина таких процедур заключается в том, что поставщики - даже крупнейшие национальные поставщики - могут включать транзакции, на самом деле не принадлежащие определенной компании, или могут отправить целый файл или электронный счет не тому предприятию. Этот вид предварительной проверки предотвратит очистку таблиц ECRS и, возможно, очистку в системе A/R или выставления счетов.

Транзакции с отсутствующими или недействительными кодами счетов компании обычно записываются в базу данных ECRS, уведомляя соответствующих пользователей о необходимости их исправления. Эти транзакции не загружаются в учет, пока они не будут исправлены или изменены. Наконец, недействительные форматы и определенные данные могут быть исключены из загрузок в систему выставления счетов, а данные, полученные в неприемлемых форматах, могут быть предварительно обработаны или отфильтрованы для создания файлов, приемлемых для прохождения через ECRS.

В зависимости от выбранных опций обработки транзакций ECRS может использоваться как мощное приложение для централизации записи и отчетности по всем расходам. Это устраняет необходимость доступа к различным системам и приложениям для получения информации о расходах по пользователю, офису, клиенту или счету. Поскольку подробные транзакции по расходам хранятся и сохраняются в ECRS, отчетность на уровне детализации и сводки всегда будет доступна. Отчеты могут быть созданы по пользователю, по счету, по клиенту или даже по типу транзакции по расходам. Опции также могут включать возможность выбора незагруженных, загруженных обоих статусов транзакций, а также выбор по одному или нескольким типам транзакций, таким как фотокопия, факс, почтовые расходы и т. д. Подробные списки такого рода особенно полезны, когда от компании требуется представлять обоснования затрат клиентам или заказчикам.

Компаниям необходимо, чтобы уведомления возникали на основе определенных уровней входящих транзакций с использованием правил ETL для возмещения затрат. Основная цель — уведомлять сотрудников о приближении, достижении или превышении определенных минимальных или максимальных потолков.

Для установления уровней уведомления в ECRS необходимо установить следующие условия:

• Минимальное количество, ожидаемое от определенного источника за определенный период времени
• Максимальное количество, ожидаемое от определенного источника за определенный период времени
• Минимальное значение, ожидаемое от определенного источника за определенный период времени
• Максимальное значение, ожидаемое от определенного источника за определенный период времени

Количество — это фактическое количество транзакций или физическое вознаграждение. Стоимость — это сумма в долларах или финансовое вознаграждение. Для поставщиков, которые предоставляют Количество (или количество), например, фотокопии или страницы факса, сначала следует рассчитать фиксированную ставку, а затем применить к Значению. Источник — это географическое вознаграждение. Это может быть весь поставщик (по умолчанию), офис или устройство. Период — это хронологическое вознаграждение. Это может быть ежемесячно (по умолчанию), еженедельно или ежедневно. Также должно быть два Уровня для каждого Условия:

1) Уровень предупреждения – уведомляет системных администраторов или ответственные стороны.

2) Уровень исключения – уведомляет (как указано выше) и останавливает дальнейшие процессы.

... так что можно задать действия, такие как ведение журнала для предупреждений и отправка электронной почты для исключений.

И, в дополнение к настройке уровней для условий, необходимо разрешить среднее значение, где чем больше данных проходит через систему, тем точнее среднее значение. После того, как средние значения установлены, в дополнение к условиям — или, возможно, в качестве альтернативы условиям — процент или дисперсия должны быть установлены как допустимый или уведомляемый диапазон.

Ниже приведен пример диаграммы, сетки или таблицы, демонстрирующей, какие данные администраторам по возмещению затрат необходимо будет поддерживать для соответствующих уведомлений.

AT&T, «Copitrak»/Control Systems, Equitrac, «Fedex»/Federal Express, «UPS»/United Parcel Service и Verizon владеют своими зарегистрированными и/или соответствующими товарными знаками.

Поставщик – Тип устройства поставщика

Мин. – минимальный уровень отчетности

Макс. – ​​максимальный уровень отчетности

Avg – Средняя сумма

Var – уровень отчетности по дисперсии

Freq – Частота (D=ежедневно, W=еженедельно, M=ежемесячно)

Src – Источник (D=Устройство, O=Офис, V=Поставщик)

Предупреждение – Предупреждение

Ошибка – Ошибка («исключение»)

Qty – Количество (количество транзакций)

Val – Стоимость (сумма в долларах или количество предметов)

Пример :

Фотокопия Equitrac –

Сгенерировать предупреждающее сообщение, если…

… менее 100 транзакций с любого устройства в любой день

… менее 200 страниц с любого устройства в любой день

… более 1000 транзакций с любого устройства в любой день

… более 4000 страниц с любого устройства в любой день

… менее 1000 транзакций в любой день

… менее 2000 страниц в любой день

… более 4000 транзакций в любой день

… более 8000 страниц в любой день

… более чем на 10% ниже или выше 750 транзакций с любого устройства в любой день

… более чем на 10% ниже или выше 2000 транзакций в любой день

Каждый поставщик потребует по крайней мере минимальный и максимальный уровни в источнике поставщика ("V"). Любой поставщик может быть далее разбит на офис ("O") и устройство ("D"), предполагая, что у поставщика есть несколько "устройств" в офисе.

Дисперсия будет опцией и, возможно, ненулевое значение в столбцах "Var" переопределит настройки Min/Max. Кроме того, ноль ("0") в любом столбце Max автоматически отключит эту проверку.

Среднее значение будет определяться и корректироваться на основе большего количества данных, проходящих через систему в течение более длительных периодов времени, возможно, максимум за один год.

Если используется частота «Ежедневно», необходимо построить сетку или таблицу для понедельника-пятницы и субботы-воскресенья/праздничных дней.

ECRS позволяет компании использовать одно комплексное решение для управления возмещением затрат. Объединение полностью функциональной системы возмещения расходов и затрат значительно сокращает административные накладные расходы и повышает эффективность возмещения расходов и издержек фирмы. Благодаря ECRS бизнесу предоставляется единая точка фокусировки поддержки для малых и крупных фирм с разнообразным набором устройств отслеживания затрат и расходов.

В настоящее время доступно множество шаблонов и форматов записей, используемых различными поставщиками и системами поставщиков, и постоянно разрабатываются новые. Несмотря на то, что существует набор «стандартов» для электронного обмена данными (EDI) , гибкость этих стандартов позволяет производить настройку, которую изменяет почти каждая отрасль и каждый поставщик. Это очень похоже на язык разметки гипертекста (HTML) для проектирования веб-страниц: структура установлена, но у каждого браузера/поставщика есть свои собственные расширения, правила и реализации.

В юридической отрасли была предпринята попытка стандартизации с помощью Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES) . В других отраслях используется расширяемый язык разметки (XML) , поскольку все больше приложений ECRS и ETL используют веб -интерфейсы.

Ниже приведен список популярных поставщиков и типов расходов с информацией о транзакциях, предоставленной поставщиком или посредническими компаниями:

ASP, AT&T, ASTRA, Balmar, Big Apple, Cable & Wireless, Carpe Diem, Control Systems, Danyl, Dial Car, Docs Open, DTE, Eastern Connection, Equitrac, Expense Report Systems, Falcon Courier, Federal Express, File Maker, iManage, Infortext, Legal Fax, Lexis, MCI, Metro Legal Services, Microsoft, On-Line Lookup, On Time Delivery, PC Docs, Pitney Bowes, Pollcat, Postage, Records Management System, RedTop, Remote Time Entry, RightFax, Soft Solutions, Trac Systems, United Parcel Service, Verizon, Washington Express и Westlaw — все они владеют своими зарегистрированными и/или соответствующими товарными знаками.

Это поставщики пакетов систем учета времени и выставления счетов, которые имеют интерфейсы ECRS или возможности для отправки/получения ECRS и EDI:

• Элита – Thomson Reuters (http://www.elite.com)
• CMS Open – Aderant (ранее Solution 6) (http://www.aderant.com)
• Юрис – Lexis-Nexis (http://www.lexisnexis.com/law-firms/practice-management/specialized-law/juris.aspx)
• ProLaw – Thomson Reuters (http://www.elite.com/ProLaw)
• Javelan – Aderant (ранее Barrister Information Systems, BISPoint, Keystone и Solution 6) (http://www.aderant.com)

Aderant, Barrister, CMS & CMS Open, Elite, Juris, Keystone, Lexis-Nexis, ProLaw, Solution 6 и Thomson Reuters владеют своими зарегистрированными и/или соответствующими товарными знаками.

Это поставщики приложений ECRS, продуктов ECRS и сторонние консультанты ECRS:

• Аргос
• BillBack
• Системы управления
• CostWare
• Эквитрак
• ЕРС
• Комбайн
• МиниСофт
• Норман Уайз и Ко
• nОчередь
• УДИ
• Верхайм
• ВИС

Argos, BillBack, Control Systems, CostWare, Equitrac, ERS, Harvester, MiniSoft, Norman Wise & Co, nQueue, UDI, Wehrheim и WSI владеют своими зарегистрированными и/или соответствующими товарными знаками.

• Единая система управления на основе задач - Коды расходов (UTBMS)

• Возмещение расходов на юридические исследования в Интернете: передовой опыт повышения прибыльности малых фирм и качества обслуживания клиентов . Кэри Дж. Гриффит и Вики К. Крюгер, Американская ассоциация юристов , 2005, http://www.americanbar.org/content/dam/aba/migrated/genpractice/resources/costrecovery/WhitePaper_CostRecovery.authcheckdam.pdf
• Системы возврата платежей и вовлечение пользователей в информационные системы . Маргрет Олсон и Блейк Айвз, Высшая школа бизнеса, Нью-Йоркский университет , 1981.
• Системы возмещения судебных издержек . Стивен П. Перкинс, Проект ICM Phase III , 2010, http://www.ncsc.org/~/media/Files/PDF/Education%20and%20Careers/CEDP%20Papers/2000/Court%20Cost%20Recovery%20System.ashx
• Системы возмещения расходов и издержек . М. Фостер / Дж. Максим / К. Верхейм / С. Патокс, STC Network Systems, Уиттиер , 2001, http://www.stcllp.com/docs/ecrs_overview.pdf.

• CostWare – http://www.costwareinc.com/sw_overview.htm
• ECRS.US - http://www.ecrs.us
• WSI – http://www.wsi.net/ermodul.html
• nQueue - https://www.nqueue.com