Управление расходами

Управление расходами относится к системам, используемым бизнесом для обработки, оплаты и аудита расходов, инициированных сотрудниками. Эти расходы включают, помимо прочего, расходы на поездки и развлечения. Управление расходами включает политики и процедуры, которые регулируют такие расходы, а также технологии и услуги, используемые для обработки и анализа данных, связанных с ними.

Программное обеспечение для управления процессами подачи заявок на возмещение расходов, авторизации, аудита и погашения можно получить у организаций, которые предоставляют лицензионное программное обеспечение, услуги по внедрению и поддержке, или, в качестве альтернативы, у поставщиков программного обеспечения как услуги (SaaS). Поставщики SaaS предлагают веб-приложения по запросу, управляемые третьей стороной, для повышения производительности управления расходами.

Автоматизация управления расходами имеет два аспекта: процесс, которому следует сотрудник для заполнения заявки на расходы (например, регистрация квитанции отеля или отправка записей мобильных телефонов), и учетные записи деятельности или финансовый персонал, которые обязуются обработать заявку в финансовой системе .

Обычно ручной процесс включает в себя заполнение сотрудником отчета о расходах на бумаге, в электронной таблице или с помощью графического пользовательского интерфейса , который затем отправляется вместе с соответствующими налоговыми счетами (квитанциями) менеджеру или другому контролеру для утверждения. После того как менеджер одобрит претензию, он направляет ее в бухгалтерию для обработки. Затем сотрудники бухгалтерии вводят каждую статью расходов в финансовую систему компании, прежде чем подать претензию и квитанции. При внедрении программного обеспечения как услуги эти процессы в значительной степени автоматизированы, а процессы подачи и утверждения выполняются в электронном виде.

Автоматизация управления расходами — это средство, с помощью которого организация может значительно сократить транзакционные издержки и улучшить контроль управления при регистрации, расчете и обработке корпоративных расходов. Независимое исследование, оценивающее использование автоматизированных систем управления расходами, подтвердило, что стоимость обработки претензий на расходы снижается по мере повышения уровня автоматизации.

Организации могут автоматизировать процессы управления расходами по таким причинам, как соответствие требованиям, сокращение затрат, контроль и производительность труда сотрудников. ^[1]

Бизнес-стратегии адаптированы к различным типам управления расходами:

• Электронные таблицы: Электронные таблицы могут быть простым и дешевым способом учета расходов, но они все еще имеют бумажные квитанции, которые идут вместе с ними, которые могут быть потеряны или повреждены. Это также может быть трудоемким методом, и он может сбивать с толку, если сотрудники не умеют пользоваться электронными таблицами.
• Бумажные формы: Бумажные формы хорошо работают с бумажными квитанциями. Это также недорогой способ управления отчетами о расходах. Однако это может привести к большому объему ручной работы по регистрации и отслеживанию этих отчетов как для сотрудников, утверждающих лиц, так и для людей, которым нужно оплачивать счета в бухгалтерском отделе.
• Программное обеспечение: Программное обеспечение снижает рабочую нагрузку, но также может стоить дороже на начальном этапе внедрения. Согласно отчету Aberdeen Group «Лучшее в своем классе управление расходами на T&E: как они это делают» ^[2], программное обеспечение может решить основные проблемы соответствия, ручного труда, времени утверждения и общей стоимости отчетности о расходах.

Управление телекоммуникационными расходами (TEM) — это процесс управления расходами на связь крупных предприятий, включая фиксированную голосовую связь и данные, мобильные устройства, унифицированные коммуникации и совместную работу (UCC), VoIP и любые другие услуги, связанные с ИТ. ^{[ требуется ссылка ]} Управление расходами на беспроводные и проводные услуги и активы обозначается как управление телекоммуникационными расходами. Исторически телекоммуникационные расходы управлялись как общие услуги. В последние годы все больше организаций связывают телекоммуникационные расходы с ИТ-услугами. Это изменение в управлении обусловлено сдвигом в глобальных бизнес-стратегиях в сторону развивающихся технологий. ^[3]

Управление командировочными расходами (часто называемое «T+E») определяется как средство организации и управления командировочными расходами и расходами для командированных сотрудников. ^[4]

Управление расходами на технологии или управление расходами на ИТ — это управление расходами на технологии, такими как лицензии на программное обеспечение, компьютерное оборудование, приложения и т. д. Управление расходами на технологии также включает управление услугами, связанными с технологиями ( SaaS , PaaS и т. д.). Действия по управлению расходами на технологии часто выполняются с использованием различных технологических инструментов ( счета за ИТ , программное обеспечение для управления , рабочие процессы и т. д.). ^{[ необходима цитата ]}

• Управление корпоративными поездками