Документация по инициированию проекта
Решающий процесс бизнес-проекта

Проектная документация ( ПИД ) является одним из важнейших артефактов в управлении проектами , который обеспечивает основу бизнес-проекта.

Документация по инициированию проекта объединяет информацию, которая была получена в ходе процессов запуска проекта (SU) и инициирования проекта (IP) в контролируемой проектной среде PRINCE2 . Переименование PRINCE2 в 2009 году «документа» в «документацию» указывает на набор документации, которая была собрана при создании проекта, а не на всю информацию в системе. [ по чьему мнению? ]

Документ об инициировании проекта служит отправной точкой на протяжении всего проекта как для заказчика, так и для проектной группы .

Документ об инициировании проекта часто содержит следующее:

Вместо документации по инициированию проекта можно создать устав проекта; эти два типа документов очень похожи. Но устав проекта менее подробен, что делает его более подходящим для случаев, когда производители контента менее доступны .

Документация по инициированию проекта в терминах PRINCE2

Документация по инициированию проекта — это термин PRINCE2 , представляющий план подхода в управлении проектами. Он собирается из ряда других документов, включая бизнес-кейс , техническое задание , план коммуникаций, реестр рисков , допуски проекта, план проекта и любые конкретные элементы управления или проверки проекта как часть плана качества отдела или общего подхода к проекту. Документация по инициированию проекта представляет собой подробную версию базового документа по запуску проекта, называемого кратким изложением проекта.

Документация по инициированию проекта объединяет документацию для формирования логического документа, который объединяет всю ключевую информацию, необходимую для запуска и выполнения проекта на прочной основе. Он должен быть передан всем заинтересованным сторонам и согласован и подписан спонсорами бизнеса . Короче говоря, это часть проекта «кто, почему и что». Она определяет все основные аспекты проекта и формирует основу для его управления и оценки общего успеха. Документ по инициированию проекта основывается на бизнес-кейсе (если он существует) с использованием информации и аналитических данных, полученных в ходе инициативных мероприятий. [1]

Общая часть формальных методологий проекта, таких как PRINCE2 [2], документ является важной вехой в процессе инициирования проекта (IP). Это документ, который передается на утверждение совету по проекту для начала проекта.

Документ об инициировании проекта служит отправной точкой на протяжении всего проекта как для заказчика, так и для проектной группы.

Написание документа об инициировании проекта

Цель

Целью документа инициирования проекта является сбор и запись базовой информации, необходимой для правильного определения и планирования проекта. Документ инициирования проекта должен расширять мандат проекта и указывать, на что направлен и чего планирует достичь проект, а также причину важности достижения этих целей. Он также содержит список людей, которые участвуют в разработке проекта с самого начала до закрытия проекта, вместе с их ролями и обязанностями. Документ инициирования проекта также включает дату, когда документ инициирования проекта был одобрен советом проекта. Документ инициирования проекта не обновляется регулярно на этапах проекта. Любые необходимые изменения или обновления должны быть сделаны в конце каждого этапа, чтобы включить подробные вехи для следующих шагов. Документ инициирования проекта является основой решений, принимаемых для проекта, и он бесполезен, когда документ запрашивается или изменяется на более позднем этапе без указания того, почему, кем или когда. [3]

Заявление о масштабе проекта

Заявление о сфере проекта является одним из самых важных разделов документа инициации проекта. Заявление о сфере проекта делится на три части: Заявление о сфере проекта , предлагаемое решение и пример сферы проекта . Это часть документа инициации проекта, подробно объясняющая, что проект предоставляет заинтересованным сторонам и клиентам. Предлагаемое решение объясняет, какие инновации, изменения и аспекты проект принесет в окружающую среду и общество, и какие изменения и обновления он вызовет. Заявление о сфере проекта должно включать как можно больше подробностей, поскольку это помогает избежать разрастания проблем и вопросов в жизненном цикле проекта (требования необходимы для того, чтобы добиться успеха в категории сферы проекта ). Фаза сферы проекта помогает менеджеру проекта принимать решения по финансовым аспектам и расходам проекта. [4]

Предыстория проекта

Предыстория проекта устанавливает, почему и как был создан проект. Фаза 1 проекта предоставит требуемую онлайн-функциональность вместе с изменениями в необходимых бизнес-системах, в то время как фаза 2 предоставит управление цифровыми правами и вставку рекламы в реальном времени. Человек, который сыграл ключевую роль в участии в проекте, должен быть упомянут в этом разделе документа об инициировании проекта. Это рациональный способ сделать конкретный проект выше других, подчеркивая внимание к участию самого активного кандидата в команде. Это потому, что кто-то важный в компании хочет его увидеть. Результатом должно быть то, что ресурсы и оборудование будут предоставлены вам для обеспечения реализации вашего проекта. [5]

Предположения, зависимости и ограничения

Предположения, зависимости и ограничения детализируют документ инициации проекта. Эти детали предполагаются до документирования требований к управлению проектом и спецификации бизнес-требований . Ограничения проекта в документе инициации проекта определяют внешнее воздействие, такое как недоступность ресурсов или конкурент (например, другой проект). [6]

Организация и управление

Для завершения этапа организации команде необходимо заполнить организационную схему . Проект может быть выполнен кросс-функциональной командой с опытными представителями из нескольких отделов, включая отдел разработки, интерактивный, тестовый, сетевой, инфраструктурный и бизнес-системы, безопасность и маркетинг. Участие различных областей будет меняться по мере продвижения проекта от начального проекта. [7] SMG (Senior Management Group) будет уведомлена о ключевых выводах и разработках. [8]

План коммуникации

В течение всего процесса создания документа об инициировании проекта руководитель проекта осознает, что он будет присутствовать на встречах с руководителями проектов третьих сторон , ведущими архитекторами и руководителями групп, на которых будут проходить обсуждения отчетов по управлению проектом, еженедельные встречи проектной группы, двухнедельные встречи с поставщиками и еженедельные встречи программного совета. [9]

План качества

План качества проекта обычно составляется отделом обеспечения качества ИТ (ITQA) и определяет аспекты, которые будут реализованы в рамках проекта ( базовый план проекта , бизнес-требования (BRS), варианты использования , высокоуровневое проектирование (HLD), спецификация требований к программному обеспечению (SRS), тестовые сценарии , отчет об испытаниях , обзор после разработки (PDR), оценки этапов в плане качества проекта ). ITQA также определяет, когда будет проводиться оценка конечной стадии (ESA). По сути, это контрольные точки в течение жизненного цикла проекта, которые гарантируют, что качественный продукт будет поставлен. ESA подразумевает встречу, на которой рассматривается базовый план проекта, чтобы убедиться, что он актуален и соответствует графику , отчеты об управлении проектом, отчеты о контрольных точках рабочего процесса проекта, протоколы собраний команды, действия и повестка дня, журнал рисков и проблем проекта и совет по плану качества. [10]

Первоначальный план проекта

Написание первоначального плана для документации по инициированию проекта подразумевает адекватный пересмотр предлагаемой даты и соответствующих фаз детализации. Часто заинтересованные стороны бизнеса просят, чтобы проекты были доставлены к невозможным датам, что требует подчеркивания этого факта. В этом случае большинство заинтересованных сторон проявляют гибкость и собираются пересмотреть дату запуска или сократить объем. Дата повторного запуска или сокращение объема должны быть подкреплены обоснованиями, на основании которых заинтересованные стороны принимают решение об отсрочке даты запуска. Чем раньше работник начнет выстраивать такого рода отношения с заинтересованными сторонами, тем легче будет позже, когда возникнут более насущные проблемы относительно объема. [11]

Контроль проекта

Существует определенное количество разделов, которые необходимо заполнить с точки зрения контроля всего проекта: контроль проекта, этапы проекта и процесс исключения. Они могут включать фактические бюджетные показатели и прогнозы, подготовленные для каждого финансового периода, исключения, которые необходимо передать корпоративному менеджеру программы, обзоры продукта из плана качества, допустимость проекта, план снижения рисков, определение рисков проекта и планы по их снижению, журнал проблем, существующие процессы контроля изменений, еженедельный отчет по основным моментам для корпоративного совета программы, еженедельные встречи поставщиков, еженедельные встречи проектных групп и т. д.

Журнал первоначальных рисков и проблем

Правило [ необходимо разъяснение ] гласит, что чем больше мы собираемся взять на себя обязательств, тем больше нам нужно будет предоставить. Этапы проекта — это инициация, требования, проектирование, разработка, тестирование, запуск проекта и завершение с этапом процесса исключения. Последний этап является самым нестабильным, поскольку охватывает, насколько бюджет, время и объем проекта могут увеличиться без того, чтобы проект был вынужден перейти в исключение. В ситуации, когда заинтересованные стороны решают переместить проект в исключение, необходимо представить подробный план исключения, который заменит версии планов проекта/этапа, которые использовались до исключения. И вдобавок ко всей этой дополнительной бумажной работе, руководитель проекта также должен будет поддерживать проект в движении вперед и обеспечивать мотивацию своей команды. После того, как документ об инициировании проекта будет официально одобрен, это означает, что есть дополнительный резерв на случай непредвиденных обстоятельств, который нужно использовать, прежде чем переходить в исключение. Это может иметь решающее значение для успешной реализации проекта во многом так же, как хороший денежный поток является ключом к успеху любого растущего бизнеса. [12]

Бём выделил шесть этапов управления рисками: идентификация, оценка, расстановка приоритетов, планирование управления, разрешение и мониторинг, которые имеют место в документе инициации проекта. [13]

Получение одобрения документа об инициировании проекта

Последним этапом написания документа инициации проекта является утверждение, которое подразумевает рассылку всем заинтересованным сторонам в списке рассылки в документе инициации проекта и другим заинтересованным сторонам, таким как операции или HR для ресурсов, по электронной почте с просьбой предоставить комментарии. Затем руководитель команды соберет комментарии, а затем последует заключительное заседание, на котором заинтересованные стороны и заинтересованные стороны собираются обсудить документ инициации проекта более подробно. Только после завершения этих этапов ваш документ инициации проекта будет соответствовать достаточному стандарту для одобрения и передачи в совет программы для финансирования. В зависимости от сложности и размера проекта этапы будут завершены в пять неформальных и четыре формальных обзоров. Могут возникнуть некоторые проблемы, такие как нехватка ресурсов и отсутствие финансирования. Крайне важно определить, насколько приоритетным является ваш проект, прежде чем начинать документ инициации проекта, что поможет избежать огромных расходов, если проект вот-вот окажется на стадии исключения. [14]

Характеристики документа об инициировании проекта

Указывая важность проекта, [ необходимо уточнение ] документация по инициации проекта определяет, что это контракт между руководством проекта и спонсором. Целью документации по инициации проекта является понимание предпосылок проекта. Правильный формат документации по инициации проекта представляет собой понимание предыстории, целей и выгод. Хороший менеджер проекта не только заинтересован в предоставлении результата или возможности своему клиенту, но и заинтересован в более широком контексте и выгодах, которые эта возможность в конечном итоге принесет. Документация по инициации проекта определяет, что находится в сфере действия в рамках проекта, с использованием блок-схем и структур разбивки продукта . Ключевую роль играет определение обязанностей, что подразумевает роли менеджера проекта, руководителя группы , спонсора, поставщика , представителя пользователя, заинтересованных сторон и членов руководящего комитета . [15]

Существуют ключевые аспекты, которые необходимо рассмотреть перед началом проекта и созданием документа об инициации проекта, например: как будет реализован проект? Какой тип подхода: различные методы (например, каскадная , гибкая методология )? Какие способы коммуникации с заинтересованными сторонами, отслеживание рисков, проблем и изменений.

Для документа об инициировании проекта достаточно включить место, в котором акцентируются основные этапы и мероприятия проекта.

Успех инициирующего документа проекта и всего проекта может основываться на визуальных аспектах, таких как графика, как способе стимулирования лучшего визуального запоминания проекта.

Риски необходимо идентифицировать до того, как они проявятся как проблема в рамках всего проекта. Проблему можно решить, создав список основных рисков проекта и предупредительных мер, которые необходимо предпринять.

Необходимо рассмотреть финансовую сторону проекта. Схему документации по инициации проекта необходимо включить вместе с любыми бюджетными ограничениями и предоставить предположения, которые использовала команда при оценке, а также подробности о том, как часто будет проводиться оценка. Важный аспект должен избегать изоляции, поскольку это может привести к ошибкам, таким как орфографические или жаргонные ошибки.

Для улучшения документации по инициированию проекта можно создать презентацию, в которой будут обозначены и подчеркнуты основные моменты. [15]

Смотрите также

Ссылки

  1. ^ Инициирование проекта и Документ об инициировании проекта - Получено 3 июня 2010 г.
  2. ^ Принц 2: Практическое руководство Колина Бентли, ISBN  978-0-7506-5330-5
  3. ^ Назначение PID и связанных с ним документов, .http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-intro.html
  4. ^ Заявление о содержании проекта в PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-scope-statement-in-a-project-initiation-document.html
  5. ^ Предыстория проекта в терминах PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-background.html
  6. ^ Предположения, зависимости и ограничения PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-assumptions.html
  7. ^ Организация и управление проектами, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-governance.html
  8. ^ Проект документа об инициировании проекта, https://www.rbkc.gov.uk/pdf/jsna_pid.pdf
  9. ^ План коммуникаций, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-communications-plan.html
  10. ^ План качества проекта, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-quality-plan.html
  11. ^ Первоначальный план проекта, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-initial-plan.html
  12. ^ Управление проектами в PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-project-controls.html
  13. ^ Boehm, BW (1989). Управление рисками программного обеспечения . Вашингтон, округ Колумбия: IEEE Computer Society Press.
  14. ^ Получение одобрения документа об инициировании проекта, http://www.my-project-management-expert.com/project-lifecycle-project-initiation-document-approval.html
  15. ^ ab Что делает документ по инициированию проекта (PID) идеальным?, http://www.susannemadsen.co.uk/blog/what-makes-a-perfect-project-initiation-document-pid
Взято с "https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Project_initiation_documentation&oldid=1231863953"