Обработка счетов-фактур

Обработка счетов-фактур: включает обработку входящих счетов-фактур от прибытия до оплаты. Счета-фактуры имеют много разновидностей и типов. В целом, счета-фактуры группируются в два типа:

1. Счета-фактуры, связанные с внутренним запросом компании или заказом на закупку (счета-фактуры на основе заказа на закупку) и
2. Счета-фактуры, не имеющие связанного запроса (счета-фактуры без заказа на поставку).

Большинство организаций имеют четкие инструкции относительно того, как они должны обрабатывать входящие счета. Обычно применяется один подход для счетов на основе PO и другой для счетов без PO. Некоторые компании также имеют уникальные требования, основанные на типе или сумме транзакции.

В целом, оба типа счетов обрабатываются отделом кредиторской задолженности компании . Процесс, в котором счет поставщика проверяется и оплачивается, также известен как цикл «от покупки до оплаты ».

Процесс обычно начинается с момента получения счета-фактуры поставщика. Счета-фактуры могут быть отправлены по электронной почте, по почте, по факсу или EDI.

После получения счета-фактуры клерк по кредиторской задолженности должен убедиться, что документ действительно является счетом-фактурой. Затем клерк классифицирует и сортирует счет-фактуру по различным категориям (например, по поставщику, по типу транзакции или по отделу). Определение категорий счетов-фактур обычно уникально для конкретной организации.

После классификации счета он направляется процессору AP, который несет ответственность за конкретный счет. Обычно это лицо, разместившее этот заказ. Если во время закупок был создан заказ на покупку, счет-фактура затем должна быть сопоставлена ​​с заказом на покупку, чтобы подтвердить, что выплачиваемая сумма правильно указана в счете-фактуре. (Это помогает защититься от мошенничества и несанкционированных транзакций.)

Если сумма верна и товар прибыл, ответственное лицо должно будет одобрить счет, поставив на нем свою подпись. Если сумма, указанная в счете, превышает определенную сумму, ограниченную организацией, то начальник этого лица также может одобрить счет. Конечно, это также отличается от организации к организации.

После утверждения счета и отсутствия отклонений он вносится в систему бухгалтерского учета. ^{[1] [2] [3] [4]} После этого можно создать ваучер и произвести оплату.

Ручной процесс выставления счетов-фактур иногда может превышать пятнадцать шагов, прежде чем будет выполнена окончательная проводка.

Технология давно позволила автоматизировать обработку счетов-фактур от прибытия до отправки. Это означает, что при прибытии счета-фактуры тому же клерку по счетам к оплате нужно будет только отсканировать счет-фактуру в программное обеспечение автоматизации. Затем программное обеспечение автоматизации преобразует отсканированное изображение счета-фактуры в текстовый документ, пригодный для исследования. Различные поля в счете-фактуре также могут быть определены в программном обеспечении, чтобы оно помнило, какие поля оно должно захватывать и регистрировать в системах ERP , например, сумму покупки, количество, название поставщика, код поставщика и т. д. Преимущества автоматического рабочего процесса обработки могут включать в себя снижение человеческих ошибок, отчеты по требованию и устойчивость данных . Большая часть программного обеспечения автоматизации сегодня интегрируется в общие организационные системы ERP, такие как SAP , Microsoft и Oracle . ^[5]

В автоматическом процессе , как только данные извлечены или захвачены из счета-фактуры, данные отправляются в систему для автоматического сопоставления с заказом на покупку. Этот процесс сопоставления может сравнивать только данные счета-фактуры с данными, указанными в заказе на покупку, или быть расширенным, чтобы включить более глубокий уровень, который просматривает документы получения. Шаги рабочего процесса можно настроить таким образом, чтобы ответственное лицо затем получало оповещение по электронной почте, чтобы он или она могли одобрить счет-фактуру. Если в рабочем процессе утверждения участвуют другие люди, оповещения по электронной почте для них также будут автоматически созданы. ^[6] Типичный рабочий процесс представляет собой четырехэтапный процесс, начинающийся с 1. Импорта изображений посредством сканирования или электронной почты, 2. Идентификации поставщика и бизнес-подразделения, связанных со счетом-фактурой, 3. Извлечения данных и 4. Экспорта извлеченных данных и изображений.

Автоматизация счетов к оплате — это технологически ориентированный подход к обработке счетов-фактур. Согласно отчету Document Imaging Report, выпуск № 8-17-07, в мире насчитывается около 3757 приложений для обработки счетов-фактур. ^[7]

Интеллектуальный сбор данных (IDC) или обучающие системы позволяют конечным пользователям извлекать содержимое из счетов-фактур без необходимости изучения системой макета счета-фактуры. Некоторые интеллектуальные системы способны правильно сортировать партии на лету, находить поля данных, такие как номер счета-фактуры и заказа на поставку, а также информацию о позиции, а затем извлекать желаемое содержимое из этих полей данных. Интеллектуальные решения не требуют кодирования правил или шаблонов форм проектирования. Вместо этого система обучается, просматривая относительно небольшое количество образцов счетов-фактур. Это помогает системе масштабироваться до больших объемов счетов-фактур и широко варьирующихся макетов документов, не требуя от оператора-человека указывать шаблон для каждого из них или явно создавать и настраивать обширную библиотеку ключевых слов. ^[8]

Программное обеспечение для автоматизации обработки счетов-фактур возникло как то, что одна консалтинговая компания назвала «подрывной инновацией», посредством чего эта новая технологическая инновация создала спрос на целую линейку программных продуктов, которых ранее не существовало. Программное обеспечение для обработки счетов-фактур дало колоссальную экономию труда до такой степени, что многие компании начали считать его неотъемлемой частью своей технологии, во многом как программное обеспечение для обработки текстов.

К другим преимуществам автоматизации учета кредиторской задолженности относятся:

• Сокращение цикла закупок и оплаты в компании до 80 процентов
• Сокращение количества дублирующихся платежей по счетам и ошибок при вводе счетов
• Возможность присваивать счетам-фактурам коды ГК без прямого доступа к бухгалтерской платформе компании.

Типичный подход к процессам управления счетами начинается с получения счета поставщика. В зависимости от дизайна процесса счет должен быть идентифицирован, классифицирован, подан и сопоставлен с заказом на поставку лицом, ответственным за заказ. После этих шагов счет обычно передается в финансовый отдел, и сумма выплачивается. Проблема этого процесса заключается в отсутствии комплексного управления затратами, которое должно включать следующие контрольные точки и точки контроля:

• Имело ли лицо, заказавшее товар, право размещать заказ?
• Был ли заказ на закупку одобрен ответственным лицом?
•  Можно ли связать заказ на поставку или счет-фактуру с существующим договором с поставщиком?

Поэтому комплексные процессы управления счетами должны включать вышеупомянутые контрольные точки, чтобы гарантировать, что ни один поддельный поставщик не сможет выставить счет и получить оплату. Это произошло с технологическими гигантами, ^[9] поэтому опасность реальна и ее нельзя игнорировать. ^[10]