Информационный аудит

Эта статья написана как исследовательская работа или научный журнал . Пожалуйста, помогите улучшить статью, переписав ее в энциклопедическом стиле и упростив слишком технические фразы . ( Апрель 2022 г. ) ( Узнайте, как и когда удалять это сообщение )

Информационный аудит ( ИА ) расширяет концепцию аудита от традиционной сферы бухгалтерского учета и финансов до организационной системы управления информацией . Информация является репрезентативным ресурсом , требующим эффективного управления , и это привело к развитию интереса к использованию ИА. ^[1]

До 1990-х годов и методологий Орны, Хенцеля, Вуда, Бьюкенена и Гибба подходы и методологии IA были сосредоточены в основном на идентификации формальных информационных ресурсов (IR). Более поздние подходы включали организационный анализ и картирование информационного потока . Это давало контекст для анализа в рамках информационных систем организации и целостное представление их IR и, как таковое, могло способствовать развитию архитектуры информационных систем (ISA). В последние годы IA игнорировалось в пользу процесса разработки систем , который может быть менее затратным, чем IA, но при этом более технически сфокусированным, специфичным для проекта (не целостным) и не благоприятствует нисходящему анализу IA . ^[2]

Определение информационного аудита не может быть общепризнанным среди ученых, однако определение, предложенное ASLIB, получило положительную поддержку со стороны нескольких известных ученых, включая Хенцеля, Орну и Вуда; «(информационный аудит) представляет собой систематическое изучение использования информации, ресурсов и потоков с проверкой путем ссылки как на людей, так и на существующие документы, с целью установления степени, в которой они способствуют достижению целей организации» ^[3]. Подводя итог, можно сказать, что сам термин аудит подразумевает подсчет ^[4], при этом информационный аудит во многом аналогичен, но при этом учитывает ИР и анализирует, как они используются и насколько они важны для успеха данной задачи.

Во многом так же, как и IA, которую трудно определить, она может использоваться специалистом по информации в различных контекстах ^[5] от соблюдения законодательства о свободе информации до выявления любых существующих пробелов , дублирования, узких мест или других недостатков в информационных потоках, а также для понимания того, как существующие каналы могут быть использованы для передачи знаний ^[6].

В 2007 году Бьюкенен и Гибб, основываясь на своем исследовании процесса IA, проведенном в 1998 году, изложили краткое изложение его основных целей :

• Определить информационный ресурс организации
• Определить информационные потребности организации

Кроме того, Бьюкенен и Гибб заявили, что IA также должна была выполнить следующие дополнительные цели:

• Определить затраты/выгоды информационных ресурсов
• Определить возможности использования информационных ресурсов для получения стратегического конкурентного преимущества.
• Интегрировать инвестиции в ИТ со стратегическими бизнес-инициативами
• Определить потоки и процессы информации
• Разработать комплексную информационную стратегию и/или политику
• Создать осведомленность о важности управления информационными ресурсами (IRM)
• Контролировать/оценивать соответствие стандартам, законодательству, политике и руководящим принципам, касающимся информации.

В 1976 году Райли впервые опубликовал определение IA как способа анализа IR на основе модели затрат и выгод. После Райли ученые наметили более развитые методологии. Хендерсон принял подход затрат и выгод, надеясь переключить внимание с оценки затрат на рабочую силу на хранение и приобретение информации, которые, по его мнению, упускались из виду. В 1985 году Гиллман сосредоточился на выявлении взаимосвязей, которые существовали между различными компонентами, чтобы сопоставить их друг с другом. Ни методы Хендерсона, ни методы Гиллмана не предлагали альтернативных подходов за пределами существующих организационных структур. Куинн принял гибридный подход, объединяющий методы Гиллмана и Хендерсона, чтобы определить цель существующих IR и разместить их в организации, как это сделал Уорлок. Различие между Куинном и Уорлоком заключалось в том, что Уорлок рассматривал решения за пределами текущей организационной структуры. До сих пор эти подходы уделяли мало внимания потребностям пользователя или разработке структурированных рекомендаций по разработке корпоративной информационной стратегии. ^[7] Поэтому далее следует краткий обзор и общее сравнение четырех опубликованных стратегических подходов, чтобы можно было понять развитие методологии IA.

В 1988 году Берк и Хортон разработали InfoMap, первую методологию IA, разработанную для широкого использования. Она была направлена ​​на обнаружение, картографирование и оценку IR в организации с использованием 4-этапного процесса:

• Опрос персонала с использованием анкет / интервью
• Измерьте IR по отношению к стоимости/ценности
• Анализ ресурсов
• Обобщите результаты и сопоставьте сильные и слабые стороны ИР с целями организации.

Хотя метод инвентаризировал все IR (и, следовательно, соответствовал стандарту ISO 1779), этот подход «снизу вверх» выявил ограниченный анализ организации в целом, а шаги были недостаточно явными. ^[8]

Орна разработал методологию сверху вниз в отличие от Берка и Хортона, делая акцент на важности организационного анализа и стремясь помочь в разработке корпоративной информационной политики. Первоначально метод имел всего 4 этапа, позже он был пересмотрен до 10-этапного процесса, который включал этапы до и после аудита, как показано ниже:

• Провести предварительный обзор для подтверждения операционного/стратегического направления
• Получить поддержку/ресурсы от руководства
• Получить поддержку от других заинтересованных сторон (персонала)
• Планирование, включая проект , команду, инструменты и методы
• Определите IR, информационный поток и проведите оценку стоимости/ценности
• Интерпретировать результаты на основе текущего и желаемого состояния
• Подготовить отчет для представления результатов
• Внедрить рекомендации
• Мониторинг эффектов изменений
• Повторите IA

Метод Орны ввел необходимость циклического IA для того, чтобы IR постоянно отслеживался и регулярно вносились улучшения. Этот метод снова подвергся критике за отсутствие практического применения, и в 2004 году Орна снова пересмотрел методологию, чтобы попытаться исправить эту проблему ^[8]

В 1998 году, подобно более ранней публикации Орны, Бьюкенен и Гибб использовали подход сверху вниз, черпая методы из устоявшихся дисциплин управления, чтобы обеспечить структуру и уровень знакомства для специалистов по информации. Этот набор методов был заметным вкладом в методологии IA ^[8] и понимал необходимость гибкости для каждой организации. Их процесс состоял из 5 этапов:

• Продвигать преимущества IA посредством семинаров/опросов/ письма генерального директора о сотрудничестве
• Определите цели миссии организации, определите среду ( PEST ), сопоставьте информационные потоки и изучите культуру организации.
• Анализ и формулирование плана действий для проблемных областей, блок-схем и отчета о результатах и ​​рекомендациях.
• Учитывайте стоимость IR и связанных с ними услуг, используя метод калькуляции себестоимости на основе видов деятельности ( ABC ) и спецификацию на основе результатов (OBS).
• Обобщите весь процесс в итоговом отчете по аудиту и предоставьте информационную стратегию (стратегическое направление) в соответствии с заявлением о миссии организации .

Это было введением нового подхода к оценке затрат на IR, имеющего комплексное стратегическое направление, однако ученые признали, что этот метод может быть непрактичным для небольших организаций. ^[9]

Методология Хенцеля опиралась на сильные стороны Орны, Бьюкенена и Гибба, чтобы создать 7-этапный процесс: ^[10]

• Планирование и представление бизнес-кейса на утверждение для продолжения работы
• Сбор данных и разработка базы данных IR и населения с помощью методов опроса
• Структурированный анализ данных
• Оценка данных, интерпретация и формулировка рекомендаций
• Передача рекомендаций посредством отчета
• Реализация рекомендаций посредством разработанной программы
• IA как континуум - установление циклического процесса

Вновь был сделан акцент на стратегическом направлении организации, проводящей IA. Кроме того, Хенцель провел исследование использования IA в качестве первого шага в разработке аудита знаний или стратегии управления знаниями ^[11], как обсуждается в следующем разделе.

Ученые и специалисты по информации с тех пор тестировали вышеуказанные методологии с разными результатами. Раннее исследование случая, проведенное Соем и Бустело в испанском финансовом учреждении в 1999 году, было направлено на определение использования информационных ресурсов для качественного и количественного анализа данных в связи с быстрым расширением организации в течение шестилетнего периода. ^[12] Хотя методология не была явно приписана ни одному из вышеупомянутых ученых, она следовала стратегическому (после 1990-х годов) процессу IA, включая получение поддержки от руководства, использование вопросников для сбора данных, анализ и оценку данных, идентификацию и картирование IR, анализ затрат и изложение рекомендаций для содействия в создании информационной политики. Кроме того, отчет IA предполагал, что процесс должен быть непрерывным (циклическим, как предполагают Орна, Хенцель и Бьюкенен и Гибб). Выводы этого исследования случая гласили, что IA позволила лучше понять основу информационной политики организации и персонала и выявить технические проблемы в организации. Кроме того, этот метод считался экономически и временно эффективным для двух задействованных аудиторов, а организация использовала результаты ВА в качестве маркетингового инструмента для продвижения услуг, о которых пользователи, возможно, ранее не знали. ^[13]

В 2006 году в South African Journal of Library and Information Science была опубликована статья, проверяющая «жизнеспособность» методологии Хенцеля . Целью исследования было определение финансового положения организации (Statistics SA) с помощью отчета о финансовых отчетах, сделанных за определенный период времени. IA использовалась как часть целостного процесса аудита и была ограничена только методологией Хенцеля после рассмотрения и отклонения других. ^[14] IA следовала семиэтапному процессу, как описано выше (планирование, сбор данных, анализ, оценка, сообщение и реализация рекомендаций и IA как континуум), а цели были обозначены как определение потребностей респондентов, определение источников информации и их значимости, картирование потока информации и выявление пробелов в доступных источниках. После проведения IA было сделано несколько рекомендаций, включая то, что печать является предпочтительным форматом для информации, и что библиотека должна нести ответственность за недостающую информацию и решать эту проблему в плане развития. Наконец, были определены
преимущества и недостатки этой методологии . Было сообщено, что методология была гибкой в ​​своем применении, поскольку она предоставляла структуру, которую можно было скорректировать в соответствии с потребностями организации, что область действия можно было легко расширить для охвата большего количества целей, и что руководящие принципы для сбора и анализа данных были разнообразными. Во-вторых, считалось, что методология была экономически эффективной, поскольку она использовала существующие ресурсы (электронная почта, рабочее пространство и т. д.). Самым большим недостатком, о котором сообщалось, было то, что процесс был «громоздким» и что исследователь устал от повторяющегося характера процесса планирования.
В заключение, исследование сообщило, что методология Хенцеля позволила специалистам по информации эффективно управлять деятельностью по управлению информацией рассматриваемой организации государственного сектора. ^[15] Положительно, что она рассматривалась как экономически эффективная и отражала моментальный снимок использования информации в организации, однако это был «громоздкий» процесс с некоторым повторением на этапах планирования.

В 2007 году Бьюкенен и Гибб опубликовали еще одно исследование IA, включив в него тематические исследования их собственной методологии, элемент, за отсутствие которого их ранее критиковали. ^[16] В первом тематическом исследовании, проведенном в исследовательском отделе университета, цели состояли в том, чтобы определить, насколько эффективен поток информации в отделе и какие улучшения требуются. Методология была адаптирована к исследованию путем удаления этапа расчета затрат и создания рабочей группы для оказания помощи на различных этапах процесса, в то время как все остальные этапы остались такими же, как указано выше (продвижение, идентификация, анализ и синтез). Аудитором были даны рекомендации по большей синергии и системному анализу, и было обнаружено, что сотрудники сразу же признали ценность этого результата. ^[17]

Второе исследование случая было посвящено государственному органу в секторе искусств с целями по оптимизации процессов оценки и утверждения и улучшению коммуникаций между заинтересованными сторонами . Спонсор также указал, что список рекомендаций должен быть включен в программу управления изменениями , и это хорошо согласуется со стратегическим направленным методом Бьюкенена и Гибба. Методология IA была ориентирована в первую очередь на ресурсы, и снова этап расчета затрат был удален. Все остальное осталось в соответствии с первоначальной методологией. Выход IA рекомендовал, чтобы для всех организационных процессов был необходим переход от моделирования процессов к сбору описаний процессов. ^[18]
Основными сильными сторонами, выявленными в методологии Бьюкенена и Гибба, были ее логическая структуризация этапов, предоставление инструментов, инклюзивный процесс для заинтересованных сторон, адекватная иллюстрация роли эффективного управления информацией в организации и, как и у Хенцеля, гибкость в адаптации методологии. Их матрица области действия также оказалась полезной. Слабость по-прежнему заключалась в ограниченной глубине обучения, что повлияло на качественный анализ данных. Что касается применимости этого метода, этап расчета себестоимости не был включен ни в одно исследование, и это может означать, что он не требуется в информационном аудите. Для более окончательного анализа методологии необходимы дальнейшие исследования. ^[19]

Выводы тематических исследований предполагали, что необходимо дальнейшее развитие методологий для IA, чтобы включить дальнейшее объяснение инструментов, методов, шаблонов, подготовки интервью, моделирования процессов и анализа. В 2008 году Бьюкенен и Гибб провели сравнения из опубликованных методологий IA следующих ученых: Берк и Хортон, Орна, Бьюкенен и Гибб и Хенцель, с целью понять, можно ли создать гибридную методологию в качестве «базовой» из всех четырех.

Гибридная методология состоит из семи этапов и выглядит следующим образом:

• Настройка, включая план проекта, коммуникации, одобрения , бизнес-кейс и предварительный анализ
• Обзор стратегического (внутреннего и внешнего) анализа и организационного (культурного) анализа
• Опрос пользователей информации, выявление ИР и составление карты информационного потока
• Учет затрат/выгод для бизнеса и ценности IR
• Проанализируйте все результаты
• Отчет о разработке и распространении рекомендаций
• Руководство по разработке политики/стратегии управления информацией организации, определение ИВ как циклического процесса, мониторинг и контроль.

Однако сами Бьюкенен и Гибб заявили, что это не следует считать окончательным сравнением, поскольку оно является высокоуровневым «и не оценивает, насколько хорошо каждая методология охватывает каждый этап» ^{[20] .}

В последние годы, с момента разработки методологий «сверху вниз», IA использовались в качестве основы для разработки аудита знаний, который, в свою очередь, вносит вклад в стратегию управления знаниями организации. После завершения IA позволяет изучить, где производятся знания, где может потребоваться дополнительный ввод и где требуется передача знаний. Кроме того, этот анализ разрабатывает стратегию сбора, доступа, хранения, распространения и проверки знаний. ^[21] В отличие от IA, цели аудита знаний заключаются в выявлении любых проблем, связанных с людьми, которые влияют на способы создания, передачи и распространения знаний, а также в выявлении того, где знания могут быть собраны, где они требуются, а затем в определении того, как лучше всего осуществить передачу знаний, поскольку «в отличие от информации, знания привязаны к человеку, организации или сообществу». ^[22] Однако можно отметить сходство между методологиями аудита знаний и информации, поскольку здесь снова используются вопросники, разработка инвентаризации, анализ потока и карта данных ^[23] . Таким образом, важность данного аудита заключается в понимании стратегической значимости активов знаний организации, чтобы гарантировать, что руководство сосредоточит внимание на тех областях, где это особенно необходимо.

• Аудит
• Законодательство о свободе информации
• Анализ пробелов
• Управление информацией
• Управление знаниями
• Заявление о миссии

БЬЮКЕНАН, С. и ГИББ, Ф., 1998. Информационный аудит: комплексный стратегический подход. Международный журнал по управлению информацией, 18(1), стр. 29–47.

БЬЮКЕНАН, С. и ГИББ, Ф., 2007. Информационный аудит: роль и сфера применения. Международный журнал по управлению информацией, 27(3), стр. 159–172.

БЬЮКЕНАН, С. и ГИББ, Ф., 2008. Информационный аудит: выбор методологии. Международный журнал по управлению информацией, 28(1), стр. 3–11.

БЬЮКЕНАН, С. и ГИББ, Ф., 2008. Информационный аудит: теория против практики. Международный журнал по управлению информацией, 28(3), стр. 150–160

БЕРНЕТТ, С. и др., 2004. Аудит и картирование знаний: прагматичный подход. Управление знаниями и процессами , 11(0), стр. 1–13.

ЭЛЛИС, Д. и др., 1993. Информационные аудиты, коммуникационные аудиты и информационное картирование: обзор и исследование. Международный журнал по управлению информацией, 13(2), стр. 29–47.

ХЕНЦЕЛЬ, С., 2001. Информационный аудит: практическое руководство. Уилтшир: Anthony Rowe Ltd.

ХЕНЦЕЛЬ, С., 2000. Информационный аудит как первый шаг к эффективному управлению знаниями. Публикации ИФЛА, 108(1), стр. 91–106.

MEARNS, MA и DU TOIT, ASA, 2008. Аудит знаний: инструменты торговли, переданные инструментам традиции. Международный журнал управления информацией , 28(1), стр. 161–167.

РАЛИФАДА, Л. и БОТА, Д., 2006. Проверка жизнеспособности методологии информационного аудита Хенцеля на практике. Южноафриканский журнал библиотечного дела и информационной науки , 72(3), стр. 242–250.

SOY, C. и BUSTELO, C., 1999. Практический подход к информационному аудиту: исследование случая. Управление информацией, 6(9), стр. 30–36.

SOY, C. и BUSTELO, C., 1999. Практический подход к информационному аудиту: исследование на примере банка La Caixa, Барселона. Часть 2. Управление информацией, 6(10), стр. 60–61.

ВУД, С., 2004. Информационный аудит: руководство для информационных менеджеров. Middlesex: Freepint.

BRYSON, J., 2006. Управление информационными службами: трансформационный подход . Хэмпшир: Ashgate Publishing Ltd.

ГИЛЛМАН, ПЛ, 1985. Аналитический подход к информационному аудиту. Электронная библиотека, 3, стр. 56–60.

ХЕНДЕРСОН, ХЛ, 1980. Эффективное с точки зрения затрат предоставление информации и роль информационного аудита. Управление информацией, 1(4), стр. 7–9.

HIGSON, C. и NOKES, S., 2004. Реестр активов аудита информации: практическое руководство по Закону о свободе информации . Лондон: Rivington Publishing Ltd.

КУИНН, А.В., 1979. Информационный аудит: новый инструмент для информационного менеджера. Информационный менеджер , 1(4), стр. 18–19.

РАЙЛИ, Р. Х., 1976. Информационный аудит. Бюллетень Американского общества информационной науки , 2(5), стр. 24–25.

THEAKSTON, C., 1998. Информационный аудит учебных и ресурсных центров Национального Вестминстерского банка Великобритании. Международный журнал по управлению информацией , 18(5), стр. 371–375.

ВЕБЕР, Р., 1999. Информационные системы, контроль и аудит . Нью-Джерси: Prentice-Hall Inc.

• АСЛИБ
• Департамент по конституционным вопросам
• Международная организация по стандартизации