Цифровая почта

Для проверки этой статьи нужны дополнительные цитаты . Помогите улучшить эту статью , добавив ссылки на надежные источники . Неподтвержденные материалы могут быть оспорены и удалены. Найти источники:  «Цифровая почта» – новости  · газеты  · книги  · ученый  · JSTOR ( октябрь 2017 г. ) ( Узнайте, как и когда удалять это сообщение )

Цифровая почта — это автоматизация процессов входящей почты. Используя технологии сканирования и захвата документов , компании могут оцифровывать входящую почту и автоматизировать классификацию и распределение почты внутри организации. Как бумажная, так и электронная почта (email) может управляться с помощью одного и того же процесса, что позволяет компаниям стандартизировать свои внутренние процедуры распределения почты и придерживаться политик соответствия компании .

Многие компании по-прежнему считают, что они юридически обязаны архивировать некоторые документы на бумаге в течение определенного времени, например, бухгалтерские документы или контракты . Согласно недавнему опросу AIIM, юридическая допустимость отсканированных документов по-прежнему рассматривается как проблема более чем в четверти предприятий. Однако реальность такова, что эти правила применяются только к небольшому меньшинству документов. Большинство оцифрованных документов теперь юридически допустимы в суде . Новый британский стандарт BS 10008 «Доказательная сила и юридическая допустимость электронной информации» подробно описывает это. Культура «избежания риска любой ценой» заставляет компании печатать и архивировать тысячи документов каждый день.

Объемы почтовых отправлений продолжают расти в геометрической прогрессии, ^{[ необходима цитата ]} стимулируемые ростом бизнеса и мобильными рабочими силами . Например, средние компании теперь обрабатывают 100 000 почтовых отправлений в месяц и обслуживают более 200 отделов. Кроме того, корпоративный почтовый отдел, жизненно важное звено в корпоративной информационной системе, изо всех сил пытается успевать за этим потоком бумаг. Между тем, сегодняшние организации требуют мгновенной и точной информации; американские компании тратят более 500 миллиардов долларов ежегодно, превращая информацию в документах, которые они получают каждый день, в полезные данные, которые они могут использовать для ведения своего бизнеса.

Необходимость корпоративного соответствия и подотчетности также заставила крупные корпорации вкладывать значительные средства в резервное копирование информации, системы хранения и решения по обеспечению соответствия. Некоторые корпоративные почтовые отделения выиграли от разработки высокоскоростного автоматизированного оборудования, предназначенного для более эффективного перемещения физической почты через систему. Однако проблемы пугают, учитывая, что большинство почтовых отделений используют методы визуальной идентификации и ручной сортировки по одному предмету за раз.

Оцифровав процесс обработки входящей почты и индексируя документы на лету, компании могут не только получить внутренний контроль над своими почтовыми процессами (больше никаких потерь эффективности , пробелов в контроле документов и потери ценной почты), но и получат возможность объединить форматы электронной почты (электронная почта, факс ) в одном потоке обработки документов. Цифровая почта, спроектированная как центральная платформа для информации, позволяет организации привнести рациональность в обработку почты и значительно повысить производительность и обслуживание клиентов .

Одним из основных преимуществ преобразования всей входящей бумажной почты в изображения сразу после ее получения является степень, в которой это сокращает цикл принятия решений . Сотрудники могут быстрее получать доступ к изображениям, независимо от того, где физически были получены документы. Затем файлы могут обрабатываться очень быстро в соответствии с их уровнем срочности. Так же, как цифровые почтовые отделения облегчают обмен информацией компании, они также облегчают координацию нескольких людей вокруг одного и того же документа. Процесс принятия решений становится быстрее и точнее.

Различные технологии, лежащие в основе цифровых почтовых отделений, помогают компаниям рационализировать свои процессы, например, сокращать расходы, связанные с повторной отправкой документов между сайтами.

Расходы на почтовое отделение включают не только расходы на персонал, занимающийся распространением писем, но и расходы, связанные с повторной отправкой, потерей или порчей документов. Внедрение цифрового почтового отделения напрямую влияет на все эти расходы и становится ключевым элементом конкурентоспособности компании. Еще одним источником расходов на бумагу является тот, который связан с физическим хранением документов. Поощрение сотрудников «обходиться без бумаги» быстро приведет к снижению расходов на чрезмерную печать и копирование документов. Цель, очевидно, не в том, чтобы запретить бумагу в рабочей среде, а в том, чтобы создать новую согласованную и безопасную организацию, которая сделает использование бумаги излишним.

Обеспечение отслеживания входящей почты стало необходимостью для большинства компаний, при этом соблюдение нормативных требований является основным фактором. Чем раньше документ преобразуется в файл изображения , тем надежнее его можно отслеживать на протяжении всего жизненного цикла. Кроме того, отсканированный документ становится доступным для всех авторизованных пользователей (в виде файла PDF, TIFF или JPEG). Созданный файл включает в себя не просто изображения; он ссылается на один или несколько документов в архивной базе данных и записывает все действия, выполненные лицами, ответственными за файл. Безопасность процесса гарантирует подлинность и целостность документа, что соответствует политике управления записями компании.

Электронное управление входящей почтой улучшает обработку документов в компаниях и агентствах, ориентированных на обслуживание . Оно повышает качество услуг, предлагаемых клиентам , позволяя персоналу мгновенно получать доступ к файлам клиентов и немедленно отвечать на вопросы. Улучшение обслуживания клиентов считается основополагающим фактором для большинства компаний.

Оцифровка почты при ее поступлении в организацию в сочетании с системами управления контентом позволяет направлять почту соответствующим сотрудникам независимо от их физического местонахождения. Растущая тенденция удаленной работы снизила общую потребность в недвижимости для почтового отделения компании. Многие компании теперь выбирают программное обеспечение для почтового отделения, чтобы автоматизировать все свои операции с входящими и исходящими почтовыми отправлениями.

«Захват документов» — это процесс сканирования бумажных документов, чтобы их можно было архивировать и извлекать в исходном формате изображения. Это самая распространенная технология обработки изображений, используемая компаниями сегодня. Усовершенствования программного обеспечения теперь позволяют захватывать бумажные документы при импорте электронных файлов и обрабатывать их вместе через одну и ту же производственную платформу . Входящие бумажные и электронные письма теперь можно архивировать вместе в одном месте хранения. Еще одним важным изменением является возможность сканировать документы из удаленных мест и извлекать их через веб-интерфейс . Это известно как распределенный захват и обеспечивает множество преимуществ с точки зрения затрат для компаний с несколькими филиалами или удаленно расположенным персоналом.

Первоначально технологии обработки форм могли извлекать и проверять данные только из структурированных документов, таких как административные формы. Улучшения в технологии OCR теперь позволяют автоматически извлекать все данные из полуструктурированных документов (например, счетов-фактур) — технический акроним для этого — Intelligent Document Capture (IDC). Для полностью неструктурированных документов (например, юридических контрактов, переписки с клиентами и белой почты) пока невозможно найти и извлечь всю информацию. Однако технологии достаточно усовершенствовались, чтобы определять тип документа и автоматически извлекать ключевую информацию, которую можно использовать для индексации документа и/или направления документа в нужный отдел или получателю.

Программное обеспечение, использующее графический подход, может анализировать и классифицировать смешанные пакеты структурированных или полуструктурированных документов для создания библиотеки шаблонов. Используя эту автоматически сгенерированную библиотеку шаблонов, программное обеспечение может затем идентифицировать и извлекать данные из любого отсканированного документа в едином потоке. Этот подход классификации на основе изображений в сочетании с полнотекстовым анализом определенных документов (на основе поиска по ключевым словам) являются основными технологиями, используемыми сегодня для обработки полуструктурированных или неструктурированных документов. Эти инновационные технологии автоматической классификации сокращают необходимость предварительной сортировки документов перед процессом сканирования. В результате компании, получающие большие объемы бумажной почты, могут значительно сократить расходы каждый год.

Приложения Workflow позволяют электронным документам и информации циркулировать внутри компании. Им, возможно, придется управлять очень сложными процессами, связанными с несколькими местоположениями из-за глобализации компаний. Растущая важность безопасности является еще одной важной проблемой. Одно из ключевых достижений в технологиях Workflow заключается в том, чтобы сделать процессы компании и рабочие процессы более согласованными, чтобы избежать организационных изменений при внедрении этих инструментов. Хотя организации компаний, как правило, становятся все более сложными, эти программные решения становятся проще с точки зрения внедрения и интерфейсов.

Из-за большого объема документов, которые необходимо архивировать организациям сегодня, критически важно, чтобы документы можно было быстро сохранять, безопасно управлять ими и быстро извлекать через общий пользовательский интерфейс. Документы обычно можно архивировать на различных электронных носителях и легко извлекать через веб-интерфейс (тонкий клиент). Сегодня на рынке представлено множество решений для архивирования, некоторые из которых являются компонентом ECM или решения для управления документами, а некоторые — автономной системой, специально разработанной для высокоскоростного архивирования больших объемов.

Документ может быть изображением, файлом, сохраненным и сжатым в формате электронного обмена tiff, gif или jpg, или файлом MS Office или PDF-файлом (формат обмена Acrobat). Контент обычно включает все вышеперечисленное в сочетании с любыми данными/информацией, а также другими электронными файлами, такими как электронные письма и веб-страницы. Решениям по управлению контентом требуются внутренние репозитории или базы данных (например, Oracle или MS SQL Server) для хранения файлов и извлекаемых данных. За последнее десятилетие эти программные решения извлекли выгоду из универсального стандарта XML, используемого для индексации, хранения и доступа к файлам в любом репозитории и из них. По сравнению с другими системами, системы управления контентом управляют более сложными административными, доступными и рабочими правилами в отношении количества файлов и форматов файлов, которые им необходимо поддерживать.

Ассортимент оборудования, доступного для преобразования бумажных документов в цифровые изображения, значительно увеличился за последние 10 лет. Хотя настольные сканеры и многофункциональные устройства (МФУ) теперь очень доступны и хорошо подходят для сканирования в небольших офисах или отделах, потребность в высокоскоростных сканерах документов большого объема по-прежнему очевидна. Скорость, надежность и расширенная функциональность этих высококлассных сканеров могут сэкономить значительное количество времени и денег в долгосрочной перспективе.

Сегодня можно сканировать документы разных размеров и форматов в одном потоке, сканировать цветные документы, сортировать их физически и считывать с них данные с помощью технологий OCR и штрихкодирования в процессе сканирования. Скорость обработки также значительно возросла. Эта эволюция, наряду с существованием машин, способных полностью автоматизировать обработку почты — открытие конвертов, удаление скрепок, сканирование, сортировку — играет важную роль в развитии обработки больших объемов бумаги, такой как обработка почты.

Следующим шагом для компаний является рационализация обработки почты с целью максимального соответствия организационной структуре, например, выбор между внедрением централизованного цифрового почтового отделения и внедрением децентрализованных средств сканирования почты или их комбинацией.

Согласно опросу, проведенному AIIM в 2009 году, централизованное сканирование внутри компании и сканирование в почтовом отделении должны значительно расширить свое применение по сравнению со сканированием и оцифровкой, переданными на аутсорсинг. 48% респондентов опроса пользуются централизованной службой сканирования внутри компании, называя в качестве основных преимуществ лучшую индексацию и более тесную интеграцию с процессом.

• Внедрение цифрового почтового отделения – Datafinity, июль 2012 г. Архивировано 15 февраля 2018 г. на Wayback Machine
• AIIM Industry Watch – Обзор сканирования и оцифровки документов, четвертый квартал 2009 г.

• AIIM Europe – Ассоциация производителей ECM
• Услуги сканирования почты GRM
• Автоматизация цифровой почты SecureScan